El problema de la gestión de proveedores de bricolaje, ¿cuándo son demasiados?

En general, algo supera la gestión cuando es excesivo o innecesario pero ocupa, por motivos diversos, un lugar supuestamente insustituible, que no se corresponde con la realidad.

El exceso de proveedores pone a la empresa en esa tesitura y llega la pregunta:

¿Cuándo el numero de proveedores supera las necesidades reales y pasa a convertirse en un lastre?

Cuando un jefe de compras enfrenta la tarea de crear una agenda de proveedores desde cero, empieza una aventura de proporciones épicas; cuando el foco está en buscar proveedores por expansión, la aventura se mantiene pero las proporciones disminuyen. Ahora, cuando hablamos de encontrar un proveedor para ampliar gama y catálogo o para hacer una sustitución temporal que puede convertirse en definitiva, la aventura continua y las proporciones son variables.

En los tres supuestos existen escenas de riesgo, en todas ellas se nos puede ir la mano con los por si acaso, para no quedarnos cortos o porque las otras compañías tienen esta agenda de proveedores, y así hasta el infinito. Una buena gestión del departamento de compras no se demuestra por el número de proveedores a gestionar sino por los resultados que los mejores, los cinco estrellas aportan. Cinco estrellas, ya se sabe: fiables, cumplidores, innovadores, versátiles y con una equilibrada relación entre el servicio que ofrecen y el precio que cobran por él.

Y también es cierto que, en los tres casos anteriormente citados, hay un factor que no cambia, la aventura y, si bien es cierto que un poco de aventura es la sal de una travesía empresarial, también lo es que excederse en riesgos innecesarios pueden precipitar un the end tan inesperado como indeseado. Sobresaltos, los justos.

¿Cómo encontrar el punto exacto? ¿Cómo nivelar el fiel de la balanza con el número acertado de proveedores de bricolaje?

Lo primero es clarificar al máximo la figura del proveedor de bricolaje cinco estrellas. Es cierto que no forma parte de la empresa, al menos no como si fuera un empleado más. También es verdad que hay un requisito esencial que ha de cumplir: cubrir la expectativas de fiabilidad que la empresa, que cuenta con ellos, ha puesto en sus servicios, ser cumplidores.

No es menos cierto que el proveedor cinco estrellas debe estar inmerso en un ciclo de constante innovación, casi en una espiral, para cubrir tendencias de diseño y materiales. Además ha de ser un lince en logística y servicio de entrega y, la presentación de sus productos, ha de ser impecable. Todo esto es verdad, pero sin obsesionarse porque la búsqueda de lo mejor puede convertirse en una trampa que impulse a los jefes de compras a hacerse con listas interminables de proveedores, no vaya a ser que se pierdan algo.

¿Y cómo hacer para no caer en esa obsesión que impulsa a engordar y engordar la agenda de proveedores hasta que claro, por un principio básico de las leyes de la física, explota? ¿Cómo saber si nos estamos excediendo en la lista de proveedores de bricolaje?

Hay señales que nos lo dejan muy claro por separado y que cuando se juntan son un auténtico escándalo. El criterio selectivo del departamento de compras, es una de ellas. El departamento de compras vive, en ese sentido, en un continuo sin vivir, y ese es su estado natural, sin dramas.  La inestabilidad es la definición de un departamento de compras que se precie, la inestabilidad controlada, por supuesto, la que se consigue con una combinación adecuada de riesgo y moderación, al mismo tiempo y al cincuenta por ciento. Para no marear podríamos definirla como inestabilidad positiva.

Un departamento de compras gestionado con inestabilidad positiva es flexible, dinámico y exigente, tres factores esenciales para encontrar proveedores de ventas cinco estrellas y no estancarse en la comodidad de una agenda tan monótona como estable que acabe por espantar a los clientes de tanta contención, normalidad y ausencia de aventura. Hay clientes que necesitan esos sobresaltos, los justos.

Bien, demos un paso más: el departamento ha conseguido incorporar al equipo de proveedores cinco estrellas que quería, ya están en la agenda, han sido seleccionados.

¿Cómo saber si se les ha ido la mano y, por esto y por aquello, han tenido manga ancha en términos cuantitativos incorporando más proveedores de los necesarios?

Muy sencillo, es cuestión de parar un momento y reflexionar sobre si la gestión de la cartera de proveedores se lleva a cabo de la forma más adecuada que, en este caso, coincide con la más productiva. Hay cinco puntos esenciales sobre los que detenerse y estudiar con perspectiva de futuro:

1.- Determinar el criterio de selección seguido colocando el foco, por ejemplo, en el aspecto que más haya pesado en la selección, desde la calidad hasta el precio; desde la reputación del proveedor, que es un dato objetivo, al miedo del equipo de compras a perderse las últimas novedades del mercado, que es el extremo opuesto, el que engorda la agenda y la convierte más en un lastre que en un valioso instrumento de gestión.

2.- Establecer el modo de gestión que se quiere llevar a cabo entre la empresa y los proveedores, si se va a tratar de una gestión personalizada, habrá que analizar si hay capacidad para ello o si lo abultado de la agenda, plena de proveedores del tipo por si acaso, va a convertirse en un obstáculo.

3.- Contabilizar las ventajas que los proveedores ofrecen, además del propio producto de bricolaje en sí. Ventajas, por ejemplo, en forma de presentaciones, material expositivo o promocional.

4.- Estudiar la capacidad innovadora de los proveedores elegidos y su temporalidad. No es lo mismo trabajar con un proveedor innovador que periódicamente te ofrece nuevos productos, que con uno que prima el statu quo con una constancia que acaba por convertirse en monotonía.

5.- Priorizar la cuestión de la confianza y si se encuentran proveedores fiables en los aspectos básicos de calidad, innovación y servicio, darles el lugar que merecen.

Un buen equipo necesita los suplentes justos, puede prescindir de banquillos innecesarios.